Pertengahan bulan Desember ini saya baru saja selesai mengikuti Management Class tahap kedua yang dilaksanakan selama lima hari di salah satu gedung di area Kelapa Gading, Jakarta Utara.

Sebagai seorang Assistant Manager di salah satu restoran cepat saji, Management Class ini tentu saja memiliki peran penting dalam proses pembelajaran. Walaupun memang pada akhirnya pengalamanlah yang akan lebih banyak memberikan pelajaran.

Selama lima hari itu saya mendapatkan banyak sekali pengalaman dan tentu saja ilmu. Berbagai macam materi saya pelajari selama mengikuti kelas. Mulai dari bagaimana cara menciptakan professional image, me-manage waktu dan crew, me-manage career, mendalami karakter leadership, cara memberikan coaching dan counselling, serta masih banyak lagi yang tidak mungkin saya sebutkan satu per satu di halaman ini.

Dari seluruh materi yang diberikan oleh coach, ada beberapa materi yang menurut saya sangat menarik. Salah satunya adalah materi coaching and counselling. 

Materi ini membahas bagaimana cara seorang manager dalam memberikan coaching terhadap karyawannya agar bisa dipahami dengan baik oleh karyawan tersebut dan bagaimana cara memberikan counselling. Tentu saja si manager harus lebih dulu memahami kapan dia harus memberikan coaching serta kapan juga dia harus memberikan counselling. Nah, disinilah para manager biasanya melakukan kesalahan. Sebagian besar dari mereka biasanya langsung menyalahkan karyawan begitu saja ketika kedapatan melakukan suatu pekerjaan yang tidak sesuai dengan prosedur. Bahkan tak jarang mereka menggunakan kalimat yang bisa dibilang kurang beretika. Yaa.. Ini sedikit curcol yang menyedihkan yang pernah saya alami.

Skip.

Kembali membahas coaching and counselling. Coaching merupakan pelatihan yang diberikan oleh manager (yang berperan sebagai coach) kepada seorang karyawan dengan tujuan karyawan tersebut bisa melakukan pekerjaan sesuai dengan prosedur yang ditetapkan.

Coaching hanya diberikan kepada karyawan yang melakukan kesalahan yang disebabkan oleh ketidaktahuan lantaran belum pernah ditraining sebelumnya. Dalam hal ini, coach juga memberikan motivasi dengan harapan adanya peningkatan performance dari karyawan tersebut.

Sementara counselling merupakan tahap lanjutan, diberikan pada saat terjadi pengulangan kesalahan dan pelanggaran peraturan padahal karyawan tersebut sebelumnya telah mendapatkan coaching. Counselling bertujuan agar terdapat kesepakatan antara manager dan karyawan bahwa memang ada kesalahan berulang yang telah dilakukan serta mengidentifikasi penyebab dari kesalahan tersebut untuk kemudian bersama-sama menemukan solusi.

Kapan dan di mana melakukannya? 

 Coaching sebaiknya dilakukan saat itu juga ketika karyawan tersebut melakukan kesalahan  sehingga coach bisa sekaligus mendemonstrasikan bagaimana prosedur yang seharusnya dilakukan. Setelah mendemonstrasikan maka seharusnya tercapai kesepakatan dengan karyawan atas apa yang seharusnya diperbaiki lalu kemudian coach hanya perlu melakukan follow up terhadap karyawan tersebut.

Sementara pada counselling, manager  harus mencari waktu yang tepat agar bisa berbicara empat mata dengan karyawan tersebut, tentu saja masih tetap di dalam jam kerja karyawan tersebut.

Sebelum melakukan counselling, manager harus lebih dulu menyampaikan maksud dan tujuannya secara jelas dan sederhana kepada karyawan tersebut sekaligus memberitahu kapan dan dimana mereka akan berbicara. Tempat yang cocok untuk melakukan counselling adalah tempat yang sekiranya sepi (tentu saja masih dalam lingkup restoran) agar karyawan bisa dengan leluasa menyampaikan pendapat serta alasannya tanpa perlu khawatir didengar oleh rekannya yang lain.

Setelah mereka bertemu pada jam yang telah ditentukan, manager akan mendeskripsikan permasalahan, pengulangan kesalahan apa yang telah dilakukan. Dalam tahap ini tentu saja  manager harus bisa menahan diri agar tidak terbawa emosi.

Setelah selesai mendeskripsikan masalah, maka biarkan karyawan tersebut menyampaikan penjelasan mereka. Manager harus menggunakan assume innocent dan mau mendengarkan serta menerima penjelasan mereka. Setelah kedua belah pihak memberikan penjelasan, seharusnya telah tercapai kesepakatan atas hal apa yang menjadi masalah lalu kemudian bersama-sama menentukan solusi.

Terakhir, mintalah karyawan tersebut untuk merangkum semua pembicaraan. Ini dimaksudkan agar bisa dipastikan bahwa karyawan tersebut benar-benar telah mengerti dan paham atas apa yang dibicarakan.

Coaching dan counselling sendiri pun tidak selamanya akan berhasil. Ada beberapa hal yang bisa menyebabkan gagalnya tahap coaching dan counselling.

Untuk saat ini rasanya cukup sampai disini pembahasan mengenai tahap coaching dan counselling. Selanjutnya, mungkin saya akan membahas hal-hal apa saja yang bisa menyebabkan gagalnya kedua tahap tersebut.

Terimakasih. Semoga bermanfaat.

The goal of training is not just knowledge, but ACTION

1 comment

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

*
*

%d bloggers like this: